Abnahme verweigert: Was beim Softwareprojekt jetzt gilt

Beim Werkvertrag ist der Auftraggeber zur Abnahme verpflichtet, sobald das Werk im Wesentlichen vertragsgemäß hergestellt ist; wegen unwesentlicher Mängel darf er sie nicht verweigern (§ 640 Absatz 1 BGB). Verweigert er sie dennoch und nennt auf eine Fristsetzung hin keinen Mangel, gilt das Werk als abgenommen (§ 640 Absatz 2 BGB). Mit der Abnahme wird die Vergütung fällig, die Beweislast für Mängel wechselt zum Auftraggeber, und die Verjährung der Mängelansprüche beginnt. Deshalb wird um die Abnahme in IT-Projekten härter gestritten als um fast alles andere.

Werkvertrag oder Dienstvertrag: die Vorfrage

Ob überhaupt eine Abnahme geschuldet ist, hängt vom Vertragstyp ab. Wird ein Erfolg geschuldet — eine lauffähige Software mit bestimmten Funktionen, eine Migration, eine Schnittstelle —, liegt ein Werkvertrag vor (§ 631 BGB), und § 640 BGB gilt. Wird nur Tätigkeit nach Aufwand geschuldet — Entwicklerstunden, Beratung, Betrieb —, liegt ein Dienstvertrag vor (§ 611 BGB); dann gibt es keine Abnahme, aber auch keine Erfolgshaftung. Viele Projektverträge sind Mischformen, und viele agile Verträge lassen die Frage offen. Wer sie zuerst klärt, weiß, wer was beweisen muss.

Wann die Abnahme geschuldet ist

Abnahme ist die körperliche Entgegennahme des Werks verbunden mit der Erklärung, es als im Wesentlichen vertragsgemäß zu billigen. Der Auftraggeber darf sie verweigern, wenn wesentliche Mängel vorliegen. Wesentlich ist ein Mangel, wenn er die Gebrauchstauglichkeit erheblich einschränkt oder die Beseitigung erheblichen Aufwand erfordert; eine Liste kleinerer Fehler genügt nicht, ein nicht funktionierender Kernprozess schon. Maßstab ist die vereinbarte Beschaffenheit (§ 633 BGB): Pflichtenheft, Leistungsbeschreibung, dokumentierte Anforderungen. Was nicht vereinbart wurde, ist in der Regel kein Mangel, sondern ein Änderungswunsch — und der ist zu vergüten.

Drei Wege führen zur Abnahme:

Ausdrücklich: ein Abnahmeprotokoll, unterschrieben, idealerweise mit Liste der verbleibenden unwesentlichen Mängel und Fristen für deren Beseitigung.
Konkludent: Der Auftraggeber nutzt die Software produktiv, bezahlt Teilrechnungen vorbehaltlos oder setzt sie gegenüber eigenen Kunden ein. Produktivbetrieb über Wochen ohne Mängelrüge wird regelmäßig als Abnahme gewertet.
Fingiert (§ 640 Absatz 2 BGB): Der Auftragnehmer setzt nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme; verweigert der Auftraggeber sie nicht unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk mit Fristablauf als abgenommen. Gegenüber Verbrauchern ist zusätzlich ein Hinweis auf diese Folge nötig; im Geschäftsverkehr nicht.

Was die Abnahme auslöst

Fälligkeit der Vergütung (§ 641 BGB). Ohne Abnahme ist die Schlussrechnung nicht fällig — es sei denn, der Auftraggeber verweigert die Abnahme endgültig und zu Unrecht; dann kann der Auftragnehmer abrechnen, als wäre abgenommen.
Beweislastumkehr. Vor der Abnahme muss der Auftragnehmer die Mangelfreiheit beweisen, danach der Auftraggeber den Mangel. In Softwareprojekten ist das der entscheidende Hebel, weil Fehlerursachen ohne Sachverständigen selten eindeutig sind.
Verjährungsbeginn der Mängelansprüche (§ 634a BGB), bei Software in der Regel zwei Jahre ab Abnahme.
Gefahrübergang und Ende der Erfüllungsphase: Ab jetzt gelten Mängelrechte, nicht mehr der Erfüllungsanspruch.

Was der Auftragnehmer tun kann

Fertigstellung anzeigen und Abnahme verlangen, schriftlich, mit Frist von in der Regel zwei bis vier Wochen und dem ausdrücklichen Bezug auf den Vertrag.
Mängelliste anfordern. Pauschale Verweigerungen („nicht abnahmefähig”) genügen nicht; verlangen Sie konkrete, reproduzierbare Mängel mit Bezug zur vereinbarten Beschaffenheit.
Zwischen Mangel und Änderungswunsch trennen und das dokumentieren. Was außerhalb des Pflichtenhefts liegt, wird als Change Request angeboten, nicht als Nachbesserung geschuldet.
Teilabnahmen nutzen, wo der Vertrag sie vorsieht oder Teile selbständig nutzbar sind.
Beweise sichern: Stand der Auslieferung (Versionsstand, Build, Testprotokolle), Kommunikation, Nutzungsdaten des Auftraggebers. Bei drohendem Streit: selbständiges Beweisverfahren (§§ 485 ff. ZPO), bevor der Auftraggeber das System weiterentwickelt oder ablöst.
Vergütungsklage erst nach Fälligkeit oder bei endgültiger unberechtigter Verweigerung.

Was der Auftraggeber tun kann

Mängel konkret rügen: Symptom, Reproduktionsweg, betroffene Anforderung. Eine saubere Rüge ist zugleich die Grundlage für alle weiteren Rechte.
Nacherfüllung verlangen mit angemessener Frist (§ 635 BGB). Erst nach erfolglosem Fristablauf stehen die weiteren Rechte offen.
Danach wählen: Selbstvornahme auf Kosten des Auftragnehmers (§ 637 BGB), Minderung (§ 638 BGB), Rücktritt (§ 636, § 323 BGB) oder Schadensersatz (§§ 634 Nummer 4, 280 ff. BGB). Rücktritt setzt einen erheblichen Mangel voraus.
Nicht produktiv nutzen, ohne zu rügen. Wer das System einsetzt und schweigt, nimmt es ab.
Zahlungen unter Vorbehalt leisten, wenn der Projektfortschritt es erfordert; ein Vorbehalt verhindert die konkludente Abnahme.

Agile Projekte

Ohne Pflichtenheft verschiebt sich der Streit auf die Frage, was überhaupt vereinbart war. Belege sind dann Product Backlog, Sprint-Ziele, Definition of Done, Review-Protokolle und die Abnahme einzelner Inkremente. Viele agile Verträge sehen Abnahmen je Sprint vor; wer sie durchführt und dokumentiert, hat am Ende kein Abnahmeproblem mehr, sondern allenfalls Streit um das letzte Inkrement. Wer sie unterlässt, steht vor der Frage, ob über Monate konkludent abgenommen wurde.

Was ein IT-erfahrener Anwalt anders macht

Abnahmestreitigkeiten werden nicht über Rechtsbegriffe entschieden, sondern über die Frage, ob ein konkretes Verhalten der Software ein Mangel gegenüber einer konkreten Anforderung ist. Wer Tickets, Logs, Testprotokolle und Architekturentscheidungen selbst lesen kann, erkennt früh, welche Punkte einer Mängelliste tragen und welche Änderungswünsche sind — und führt den Streit dort, wo er gewonnen wird: in der Dokumentation, nicht erst vor dem Sachverständigen.

Kurzfassung

Abnahme ist geschuldet, wenn keine wesentlichen Mängel vorliegen; sie gilt als erteilt, wenn auf eine Frist hin kein Mangel genannt wird oder das System produktiv genutzt wird. Sie macht die Vergütung fällig und kehrt die Beweislast um. Auftragnehmer: Abnahme mit Frist verlangen, Mängelliste fordern, Beweise sichern. Auftraggeber: konkret rügen, Frist zur Nacherfüllung setzen, nicht stillschweigend nutzen. Beide: Vertragstyp und vereinbarte Beschaffenheit zuerst klären.

Dieser Beitrag unterrichtet allgemein über die Rechtslage und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.